Automatizar tu despacho profesional es prioritario en los tiempos que corren ya que el sector de asesorías, consultorías, gestorías y despachos de abogados están destinados a sufrir la revolución tecnológica más fuerte de los últimos años y por ello adaptarse a las nuevas tecnologías es más importante que nunca.
Un despacho profesional es una organización que cuenta con cantidad de departamentos conectados entre sí, en los que se realizan tareas de todo tipo y en el que se gestiona un alto volumen de información y datos diarios con un objetivo común.
El problema actual es que los despachos profesionales tienen que adaptarse más rápido que cualquier otro negocio a los cambios introducidos por las administraciones de Hacienda, Seguridad Social, etc. y además aprovechando al máximo los recursos con los que se dispone.
Estos recursos tradicionalmente consistían en un 80% en el trabajo de las personas que forman la organización del despacho, en el que si una persona que era la responsable de un departamento caía enferma, estaba de baja, etc. durante ese tiempo, el despacho se ahogaba de tal forma que incluso acababa perdiendo clientes al no poder atenderlos de la misma forma o con la misma rapidez de respuesta que el encargado/a del departamento en cuestión.
No sólo eso sino que en la actualidad, cualquier trabajador de este sector ocupa más de un 80% de su tiempo diario en realizar tareas administrativas, que en su mayor parte son repetitivas de forma que sólo en recordar o investigar cómo se realiza el trámite en cuestión se pierde más del 80% del tiempo. Tiempo que el cliente no percibe y por el que no se obtiene beneficio alguno.
Últimos procedimientos para automatizar tu despacho
Qué es la automatización
Es la aplicación de máquinas o procedimientos automáticos en la realización de un proceso o una industria a través de sistemas.
Qué son los procesos
Los procesos son unidades de actividad caracterizados por la ejecución de una secuencia de instrucciones.
Es decir, los procesos son pasos que se ejecutan uno detrás de otro en los que cada uno depende o no de la realización del anterior.
Qué son los procedimientos
Los procedimientos consisten en la documentación de todos y cada uno de los procesos que conforman un sistema.
En qué consiste la automatización del despacho profesional
Automatizar un despacho profesional consiste en dos partes:
La primera, es la adaptación e implantación de una serie de procesos y procedimientos interconectados entre sí que permiten que cualquier trabajador al margen de sus conocimientos pueda realizar cualquier tarea o trámite que se produzca en el despacho de forma eficiente.
Además de estandarizar todos estos procedimientos y unificar criterios de forma que al margen de la persona que esté a cargo, el resultado obtenido tenga la misma o mejor calidad.
Es en esta primera parte en la que comienzas a disfrutar de tu propio despacho.
La segunda parte, es la que realmente permite automatizar esos procedimientos y procesos, de forma que la intervención de las personas en la realización de las tareas administrativas sea la mínima, consiguiendo que los trabajadores realmente se dediquen al objetivo principal del despacho profesional, ofrecer al cliente un servicio de calidad tanto en tiempo de respuesta como en desarrollo de las soluciones.
Es en esta segunda parte en la que tu despacho comienza a funcionar por sí sólo al margen de tu presencia continua en él.
Nuestra solución
Gracias a estar trabajando en el desarrollo de los procedimientos operativos estandarizados de nuestro propio despacho durante más de 7 años, hemos conseguido crear un sistema que cualquier despacho podrá implementar.
No sólo eso sino que contamos con la colaboración de un referente en este tema como Jordi Amado de Amado Consultores.
Hemos creado más de 200 fichas de procedimientos en las que recogemos todos y cada uno de los pasos al mínimo detalle a través de los cuáles tú serás capaz de replicar en tu propio despacho desde el primer momento.
Estas fichas de procedimientos contienen:
- Criterios unificados en todos los procedimientos para todo el equipo del despacho.
- Pasos muy sencillos de ejecutar de forma que cualquier persona lo pueda realizar al margen de sus conocimientos. Probados con personas “off the street” (son personas que no están directamente implicadas con el sector o no han trabajado anteriormente en este sector).
- Plantillas de email especialmente pensadas y diseñadas con un tono de comunicación que tu cliente agradecerá y entenderá. Hablando el mismo idioma que tu propio cliente. Son plantillas para atender al cliente, solucionar consultas, solicitar información, enviar información, etc. que podrás reutilizar en tu propio despacho simplemente copiando y pegando.
- Guiones de atención al cliente ya sean por teléfono o por email, estudiados y diseñados especialmente para cada casuística de forma que los trabajadores no tengan que estar pensando una y otra vez cómo comunicarse con el cliente.
Y además:
- Recibirás recomendaciones de las mejores herramientas, software, programas y aplicaciones probadas directamente por nosotros que agilizarán el trabajo de tu despacho y aumentarán la eficiencia de todos los trabajadores.
- Un webinar de casi 2 horas en el que explicamos cada ficha de procedimiento y respondemos a consultas en directo.
- Podrás hacer consultas durante un período de 7 días desde la publicación del webinar.
Beneficios
Las ventajas de nuestro sistema son muy claras, sencillas y que podrás percibir desde primer minuto:
- Liberarás el tiempo de los trabajadores de tu despacho.
- Todo el personal de tu despacho podrá irse a su casa sin tener la cabeza hasta arriba de tareas pendientes, ideas y trámites que se han quedado sin hacer, se sentirán más aliviados y producirán un trabajo de mayor calidad lo cual repercutirá en una mayor satisfacción del cliente.
- Tendrás un despacho escalable gracias a la optimización de todos y cada uno de los recursos de los que dispones.
- Tu despacho dejará de ser completamente dependiente de los encargados de cada uno de los departamentos y tu equipo dejará de estar apagando fuegos constantemente.
Metodología
Consistirá en una sesión online en directo en la que Nacho González, fundador de automatizatudespacho.com analizará y mostrará cada una de las fichas de procedimientos de forma que lo puedas replicar tú mismo en tu propio despacho.
Al finalizar el webinar se entregarán las fichas de procedimiento a todos los asistentes de forma que puedas implementar y utilizar en todo momento.
Nuestro objetivo
Hemos sufrido en nuestra piel la evolución del despacho profesional y por ello decidimos crear este proyecto con el simple objetivo de
Que puedas disfrutar de tu despacho, no tengas que estar presente en cada tarea, que tus trabajadores disfruten de su trabajo y que el despacho pueda funcionar por sí solo.
Tú también lo puedes conseguir
Sólo tendrás que aplicar nuestro método y sistema para replicarlo en tu propio despacho.
Estás a un paso de ser el dueño/a de tu tiempo!
Aquí te mostramos los últimos procedimientos y que poco a poco iremos actualizando con más: